10 Narzędzi, dzięki którym zbudujesz niezawodny system gromadzenia wiedzy 

Poniżej przedstawiam Ci elementy niezawodnego systemu gromadzenia wiedzy i informacji, który udało mi się wypracować na przestrzeni lat.

Odpowiednie zestawienie tych narzędzi oraz dobrych praktyk korzystania z nich pozwala na stworzenie swojego drugiego Cyfrowego Umysłu, który może być rozszerzeniem Twojego mózgu – zwalnia z konieczności pamiętania gdzie, co jest, w jakim folderze, kiedy zostało zapisane oraz usuwa sprzed oczu wszelkie niepotrzebne „przeszkadzacze” i złodzieje czasu.

Założenia:

Założenia mojego „tech-stacku”:

• każde narzędzie ma służyć tylko do ściśle określonego zestawu zadań,
• narzędzia nie „kradną” uwagi i pozwalają na skupienie się, wejście w stan „flow” – ich interfejs nie przytłacza,
• umożliwiają dostęp zdalny, albo są multi-platformowe, tzn. działają na różnych systemach operacyjnych i na urządzeniach mobilnych,
• nie jest konieczna subskrypcja dopóki baza wiedzy się znacząco nie rozrośnie (idealnie – nie ma ograniczeń na ilość informacji).

10 najlepszych narzędzi do gromadzenia informacji

Narzędzia cyfrowe (komputerowe)

Obsidian – obsidian.md

alternatywa: RoamResearch

Obsidian zastąpił mi wszystkie inne narzędzia do pracy z tekstem (do bardziej ambitnych tekstów, które nadają się na książkę używałem dotychczas Scrivener).

Jest to moje jedyne i docelowe miejsce na wszystkie notatki tekstowe, pomysły i opracowania książek, lub treści wideo w formie tekstu.
W celu przyspieszenia sobie pracy nad niektórymi tekstami stosuję gotowe szablony, które również trzymam bezpośrednio w Obsidianie i w łatwy sposób je kopiuję.

Zalety:

• bardzo łatwy (po pewnym wdrożeniu) i szybki (tzn. responsywny) edytor tekstów,
• usuwa wszelkie zbędne czynności związane z wyszukiwaniem informacji i katalogowaniem ich (Obsidian automatycznie dopisuje nowo tworzone teksty, czy znaczenia bezpośrednio w tekstach do naszej bazy wiedzy),
• korzystając z Obsidian, możesz w ogóle zapomnieć o konieczności zapisywania plików, lub ich wyszukiwania w folderach i otwierania w edytorze tekstu, gdyż jest to absolutnie zbędne,
• bardzo efektywne rozwiązanie, które pozwala na wręcz organiczne tworzenie powiązań pomiędzy pojęciami, nad którymi pracujesz,
• ten edytor da się obsłużyć wyłącznie za pomocą klawiatury, co dodatkowo przyspiesza i ułatwia pracę,
• jest rozszerzalny dzięki dodatkowym wtyczkom do pobrania bezpośrednio z interfejsu Obsidiana.

Wady:

• to jest „surowy” edytor tekstu, a nie narzędzie do tworzenia tekstów ze stylami – Obsidian całkowicie eliminuje sposoby formatowania znane z typowych edytorów, jak np. Word, czy Google Docs – jest to jego największa zaleta (umożliwia totalną immersję w tekście), ale i wada (jeśli pracujesz nad publikacją, to tekst musi zostać poddany obróbce w rasowym edytorze tekstu),
• nie synchronizuje danych z chmurą * w podstawowej wersji, co jest związane z tym, że Obsidian daje Ci całkowite bezpieczeństwo w zakresie tego, co w nim opracowujesz,
• nie posiada aplikacji mobilnej i nie umożliwia dostępu zdalnego do danych w nim opracowanych,
• synchronizacja z chmurą jest możliwa dzięki rozwiązaniom firm trzecich.

Dynalist – dynalist.io

alternatywa: Workflowy – ale nie widzę sensu używania Workflowy, jeśli potrzebujesz bezpłatnego i nieograniczonego narzędzia.

Dynalist nadaje się dobrze do podręcznych notatek, czyli takich, w które chcę mieć wgląd także „w ruchu”, ponieważ trzyma dane w chmurze.

Jest dostępny na urządzeniach mobilnych i pozwala na tworzenie błyskawicznych notatek w formie list i dowolnie głębokie ich zagnieżdżanie i porządkowanie.
– Bardzo dobrze współpracuje z Quick Dynalist na smartfonie z Androidem.

Poza tym:

• pozwala na sortowanie różnych „rzeczy” w kontekstach i porządkowanie dzięki hashtagom,
• ma bardzo sprawny system wyszukiwania haseł i tagom w całym zbiorze danych,
• jest prosty w obsłudze i ma bardzo przejrzysty interfejs, które bardzo szybko można się nauczyć.

Zalety:

• idealne narzędzie do tworzenia treści, które mają postać list, ponieważ pozwala na błyskawiczne przesuwanie ich pozycji i „podpinanie” pod inne elementy,
• bardzo dobrze sprawdza się do burzy mózgów z uwagi na interfejs, który jest minimalistyczny i nie rozprasza,
• podstawowa, darmowa wersja pozwala na trzymanie nieograniczonej liczby wpisów,
• synchronizuje wszystkie dane z chmurą – automatycznie,
• posiada aplikacje systemowe, które mogą działać niezależnie od przeglądarki (co pozwala błyskawicznie go uruchomić w chwili, gdy jest potrzebny), lub można się do niego zalogować z przeglądarki.

Wady:

• nie sprawdza się do tworzenia długich form tekstowych – od tego jest Obsidian tej samej firmy,
• nie pozwala na bezpośrednie dodawanie multimediów, a jedynie linków do nich.
• o ile dobrze kategoryzuje informacje, to skomplikowane jest tworzenie powiązań między różnymi tematami, czy pojęciami (w przeciwieństwie do Obsidian).

OneNote – onenote.com

alternatywa: Evernote
OneNote wchodzi w skład pakietu Office, ale dla użytkowników systemu Windows jest dostępna podstawowa wersja programu, który utrzymuje dane w chmurze Microsoft – tzw. OneDrive. OneDrive jest dostępny przy zakładaniu konta e-mail w serwisie Outlook Live.

• doskonałe narzędzie do robienia szybkich „zrzutów” treści zawierających nie tylko teksty, ale i obrazy – w szczególności polecam do zrzutu stron internetowych,
• umożliwia zapisywanie treści stron www na później i hurtowe przeglądanie wielu stron bez włączania przeglądarki internetowej, co oszczędza czas (możesz zrobić sobie tak zwaną „prasówkę” w konkretnym dniu tygodnia).

Zalety:

• bardzo łatwe wklejanie treści – dobrze przechwytuje ze stron www wszelkie grafiki i niezbędne elementy i pozwala na usunięcie zbędnych „rzeczy”, jak banery reklamowe itp.
• przechwytywane treści automatycznie mają „doklejany” link źródłowy, dzięki czemu w razie potrzeby w łatwy sposób wrócisz do oryginału,
• posiada aplikację mobilną, która pozwala na szybkie dodawanie notatek podręcznych i przegląd na komputerze,
• dostępna jest wtyczka do przeglądarki, które jeszcze bardziej upraszcza proces zapisu stron,

Wady:

• interfejs oparty na zakładkach nie zawsze jest czytelny i nie pozwala robić katalogów w sposób dowolny, co w efekcie oznacza, że zostajemy z wieloma katalogami przepełnionymi dziesiątkami notatek.
• narzędzie zostało stworzone do zbierania wszelkich informacji, co w tym przypadku nie jest korzystne, bo np. do tworzenia list dużo lepiej sprawdza się Dynalist.

GMail + Google Calendar

alternatywa: Outlook Live

GMail jest najbardziej uniwersalnym, znanymi mi programem pocztowym, dzięki któremu jednym kliknięciem założysz konto i zalogujesz się do większości aplikacji i serwisów internetowych.

Zalety:

• uniwersalny, daje ogromne możliwości integracji z innymi programami,
• przejrzysty i prosty interfejs,
• inteligentne funkcje – np. podpowiedzi, które automatycznie wypełniają pisany tekst,
• bardzo dobrze współpracuje z kalendarzem Google i umożliwia automatyczne wysyłanie powiadomień o nowych wydarzeniach.

Wady:

• Twoje dane są przechowywane na serwerach firmy Google w chmurze i jeśli obawiasz się o bezpieczeństwo, to może to nie być rozwiązanie dla Ciebie.
• poniekąd decydując się na GMaila, stajesz się częścią ekosystemu firmy Google, co ma swoje konsekwencje.

Google Drive + Google Photos

alternatywa: OneDrive, DropBox

Google Drive jest dostępny z każdym kontem GMail i jest przestrzenią w chmurze, która pozwala na bardzo łatwe przechowywanie wszelkich dokumentów i treści różnego rodzaju. Jest to odpowiednik zwykłego dysku, tyle że dostępny z każdego miejsca.
Google Drive wchodzi w skład szerszego ekosystemu i pakietu biurowego, który jest dostępny za darmo z dyskiem w chmurze – Google Sheets, Docs, Presentations, co może niektórym osobom zastąpić pakiet biurowy – np. Microsoft Office.

Zalety:

• bardzo łatwa synchronizacja z urządzeniami mobilnymi opartymi na Androidzie, co pozwala na stworzenie na dostęp do dokumentów zdalnie z każdego miejsca,
• szybkie wyszukiwanie treści nie tylko po zalogowaniu do konta Google Drive, ale również integracja z przeglądarką Chrome, która jeszcze bardziej ułatwia wyszukiwanie informacji na całym dysku.
• umożliwia na bardzo szybką i łatwą wymianę dokumentów z innymi użytkownikami internetu,
• umożliwia współpracę wielu osób na pojedynczym dokumencie, lub arkuszu kalkulacyjnym, czy prezentacji.

Wady:

• to nie jest folder lokalny i wymaga bardzo mocnego przestawienia się na zupełnie inną filozofię pracy,
• przy typowej pracy dość często zdarzają się wątpliwości w tym, jak ustawić dostęp do danego pliku, lub dokumentu oraz jak zarządzać tymi dostępami, aby niepowołane osoby nie zobaczyły naszych treści,

Ora.pm

alternatywa: Trello, Notion

Ora to węgierski brat Trello, czyli narzędzia do zarządzania zadaniami w formie tzw. tablic, lub tabel Kanban.
Wszystko, co mam do zrobienia jako skonkretyzowane zadanie trafia u mnie do Ora.
Ponieważ Ora jest jednym z podstawowych programów, z których korzystam codziennie do planowania i pracy nad projektami. Samo to narzędzie w sobie wymaga oddzielnego opisu.

Zalety:

• posiada darmową wersję, która jest bardzo przydatna do podstawowego planowania zadań,
• Ora.pm w wersji podstawowej, to Trello z power-upami, czyli wieloma dodatkami, które nie są dostępne w darmowej wersji Trello,
• wszystko, co jest projektem może być opisane w tym programie – prosta lista zakupów, czy złożony projekt, nad którym współpracuje wieloosobowy zespół,
• dużo dostępnych szablonów, jak np. kalendarz publikacji, lub CRM,
• umożliwia tracking czasu spędzanego na danym zadaniu, co ułatwia rozliczanie się z niego.

Wady:

• Ora wymaga wdrożenia i z początku może przytłaczać ilością dostępnych opcji,
• bez odpowiedniego „workflow”, czyli poznania efektywnego sposobu wykorzystania tego narzędzia, można w nim przepaść i stać się nieefektywnym.

Qlearly

Qlearly to absolutnie genialne narzędzie, które pozwala na sortowanie linków przeglądarki w tabeli podobnej do Trello, czy Ora.
Ten sposób pracy z linkami i przypisywanie ich do konkretnych kontekstów i łatwego przenoszenia ich między kolumnami jest dużo bardziej efektywny niż typowe sposoby zapisu linków w zakładkach przeglądarek.

Zalety:

• efektywność i szybkość pracy z nakładką,
• posiada wersję darmową Qlearly Lite oraz płatną Qlearly, która zapisuje dane do chmury.

Wady:

• dostępny wyłącznie na Chrome i Firefox, ale nie na Operę,
• jeśli potrzebujesz synchronizować swoje zakładki między wieloma urządzeniami, to zrobisz to tylko w wersji płatnej,
• nie jest łatwo domyślić się, że dla celów lokalnych należy zainstalować inny dodatek do przeglądarki Qlearly Lite, co może wiele osób wprowadzić w błąd.

Calibre

Narzędzie, które porządkuje wszystkie ebooki i umożliwia synchronizację treści cyfrowych z popularnymi urządzeniami, jak np. czytnik Kindle.
Calibre sprawił, że nie mam już ebooków rozrzuconych po różnych miejscach na dysku, lub w chmurze. Jest to moje jedyne miejsce, do którego wchodzę, żeby sprawdzić, czy mam daną książkę w formacie cyfrowym.

Zalety:

• całkowicie darmowy – open-source,
• bardzo łatwo rozszerzyć program, posiada bardzo szeroką społeczność, która go wspiera i tworzy nowe wersje,
• wspiera domyślnie wszystkie najpopularniejsze czytniki e-papierowe (e-ink), które możesz kupić.
• odpowiednio skonfigurowany Calibre zamienia się w repozytorium wszelkich ebooków (także w formacie PDF, nie tylko typowych formatach na czytniki) – wystarczy coś „wrzucić” do programu i zapomnieć (możesz usunąć oryginalny plik – Calibre katalogując go, od razu robi kopię, która może być umieszczona na dysku w chmurze, dzięki czemu masz backup).
• konwertuje pliki PDF do formatów czytników e-ink.

Wady:

• bardzo surowy i nieatrakcyjny interfejs, jak na obecne standardy,
• czytnik ebooków wbudowany w Calibre jest „brzydki” i nie ma nic wspólne z tym, znanym np. z aplikacji Kindle,
• konfiguracja czegokolwiek w programie bywa skomplikowana i wymaga nierzadko szukania poradników w wyszukiwarce,
• bardzo częste aktualizacje mogą denerwować przy prawie każdym nowym starcie programu.

Narzędzia fizyczne (namacalne)

Smartfon

Współczesne smartfony, to komputery o możliwościach przewyższających nieco bardziej leciwe komputery, ale jako narzędzie do gromadzenia danych, traktuję smartfon jako:

• skaner dokumentów (szczególnie polecam aplikację NoteBloc na Androida, dzięki której szybko przerobisz zdjęcia dokumentów w wielostronicowe pliki PDF),
• rejestrator nagrań audio,
• dyktafon, który automatycznie przerabia mowę na tekst i zapisuje np. do Dynalist,
• aparat cyfrowy (który synchronizuje zdjęcia z chmurą),
  W smartfonie opartym o system Android, na którym korzystasz ze swojego podstawowego konta Google, z łatwością automatycznie zsynchronizujesz z chmurą i zachowasz swoje zdjęcia na lata, dzięki Google Photos.
• podręczny tłumacz – ze słuchu i ze zdjęć (np. jeśli nie wiesz, co oznacza tekst napisany cyrylicą, to w tłumaczeniu ze zdjęcia pomoże Ci Google Translate)

Zalety:

• obecnie nie rozstajemy się z tymi urządeniami, więc prawdopodobnie masz go zawsze przy sobie i możesz użyć do szybkiego notowania,
• najbardziej chyba uniwersalne narzędzie podręczne, jakie możesz sobie wyobrazić.

Wady:

• trzeba go ładować i nie każdy jest wodooporny.

Notatnik

alternatywa: koło-notatnik lub zeszyt

Wiadomo – nic dodać, nic ująć. To zwykły papierowy notatnik może być zawsze pod ręką, przy praktycznie każdej pogodzie i bez ładowania.
Poza tym bardzo dobrze jest dawać swoim oczom odpocząć od ekranu raz na jakiś czas, a nawet częściej.
Dodatkowo badania naukowe potwierdzają, że połączenie „ręka-mózg” angażuje dużo szersze obszary mózgu, niż połączenie „ręka-klawiatura”.

Zalety:

• nie wymaga ładowania 😉
• czynności fizyczne towarzyszące pisaniu, w lepszy sposób angażują procesy poznawcze mózgu ludzkiego.

Wady:

• notatki papierowe nie są zbyt przenośne i wymagają cyklicznych przeglądów oraz przepisywania do jednego miejsca w komputerze i w chmurze, jeśli mają przetrwać całe lata.

A czego Ty używasz?

A jakie są Twoje ulubione narzędzia, które Ci pomagają być produktywnym?

Podziel się w komentarzu, chętnie sprawdzę inne ciekawe rozwiązania.

Dzięki!