.st0{fill:#FFFFFF;}

Jak sortować wiadomości e-mail? – Porządkowanie metodą Inbox „0” 

 3 lutego, 2021

przez Irek Krajewski

czas lektury: min.

Z tego wpisu dowiesz się, jak sortować wiadomości e-mail, aby nie wracać do nich niepotrzebnie i nie mnożyć zadań.

W skrócie: metoda Inbox „0” sprowadza się do tego, aby jak najczęściej dążyć do czyszczenia skrzynki mailowej przez przetwarzanie wiadomości tylko o określonych porach i „dotykanie” każdego maila tylko raz, albo przynajmniej – jak najrzadziej.

Zasady produktywnej obsługi skrzynki mailowej

Poniżej znajdziesz kilka zasad, które pozwolą Ci odzyskać czas i być bardziej produktywnym podczas przetwarzania swojego Inboxa.

Po pierwsze – Nie sprawdzaj Inboxa na bieżąco

Nie sprawdzaj wiadomości e-mail od razu po przyjściu. Skrzynka mailowej, to nie czat i służy pracy asynchronicznej, a nie reaktywnej.

W związku z czym:

  • Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach w programie pocztowym, lub w przeglądarce (jeśli korzystasz np. z GMaila).
  • Wybierz maksymalnie trzy pory w ciągu dnia, o których sprawdzasz wiadomości, na przykład:
    – rano ok. 10:00 – wcześniejsze godziny zarezerwuj na pracę w skupieniu – optymalnie będzie, jeśli w ogóle zrezygnujesz ze sprawdzania wiadomości rano, a zarezerwujesz jak najwięcej czasu na pracę w skupieniu, póki masz siły do pracy;
    w środku dnia ok. 13:00 – po lunchu, gdy już uzbiera się trochę wiadomości, albo pojawią się tzw. „follow-upy”, czyli odpowiedzi w wątkach;
    przed zakończeniem pracy np. ok. 16:30 – jako czas na podsumowanie pracy tego dnia;
    …i jeszcze jedno – wiadomości służbowych nie sprawdzaj w weekend!

Po drugie – dąż do „usuwania” z zasięgu wzroku przetworzonych wiadomości

Przez „usuwanie” wiadomości mam na myśli czyszczenie skrzynki odbiorczej na biężąco poprzez:

  • kasowanie zbędnych wiadomości – szybka decyzja – jeśli to nie jest coś, co Ciebie dotyczy w danej chwili, ani nie przybliża Cię do Twoich celów – usuwaj, nie gromadź!
  • korzystanie z opcji „archiwizuj„, którą znajdziesz w większości nowoczesnych programów pocztowych.

„…ale dlaczego mam usuwać wiadomości?”

Gdy w skrzynce odbiorczej znajdują się wiadomości -nawet jeśli widzisz wyłącznie ich tytuły – otwierają w Twojej podświadomości „pętle” – to krążące myśli w danym temacie.

Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale te podświadome, otwarte pętle zabierają Ci energię do decydowania o sprawach ważniejszych, lub innych, które są w danej chwili priorytetem.

Otwarte „pętle” w podświadomości są jak fale na wodzie i zaburzają przejrzyste myślenie.
Zdjęcie Fabrizio Chiagano z Unsplash

Myśl o tym, jak o energii decyzyjnej, której masz tylko określoną ilość na dany dzień.

Szanuj tę energię i nie podejmuj zbędnego wysiłku. Decyduj i działaj raz (sprawdź przy okazji: kluczowe nawyki wspierające produktywność).

Kiedy i jak stosować Inbox Zero?

Odpowiedź brzmi – najlepiej na bieżąco, jeśli to niemożliwe, przynajmniej dwa razy w tygodniu – w związku czym:

  • Wybierz dwa dni w tygodniu, w których oczyścisz skrzynkę mailową do zera – tzn. zarchwizujesz, odpowiesz i przekażesz dalej, albo usuniesz wszystkie wiadomości ze swojego Inboxa
    – optymalnymi dniami na takie działania są: środa i piątek.
  • Gdy pojawiają się nowe wiadomości w skrzynce odbiorczej i nadchodzi pora dnia, w której przetwarzasz e-maile – zastosuj proces podany niżej.

Proces Inbox „0” – czyli jak sortować wiadomości e-mail na bieżąco

jak sortować wiadomości e-mail Metoda Inbox Zero
Jak posortować i uporządkować wiadomości e-mail? – Zastosuj metodę Inbox „0”

BONUS: Jak wydajniej pracować z GMailem?

GMail jest znakomitym narzędziem wspierającym tzw. Cyfrowy Umysł, ale trzeba wiedzieć jak z niego korzystać.

Znacząco przyspieszysz sobie pracę z GMailem, jeśli włączysz skróty klawiaszowe w prawym górnym rogu – w Ustawieniach (ikona trybika), a następnie przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”.

ustawienia GMaila ikona trybika
Ikona „trybika”, którą znajdziesz w prawym górnym rogu, pozwala przejść do ustawień GMaila

W zakładce „Ogólne” przewić bliżej dołu strony i znajdź i aktywuj opcję „Skróty klawiszowe włączone”.

jak włączyć skróty klawiszowe w gmail
Jak włączyć skróty klawiszowe w GMail? – Ustawienia > Ogólne > Skróty klawiszowe

Przydatne skróty klawiszowe, które ułatwią Ci pracę w GMailu:

  • p – poprzednia wiadomość w wątku
  • n – następna wiadomość w otwartym wątku
  • x – zaznacz / odznacz wątek
  • r – odpowiedz
  • f – przekaż dalej
  • e – archiwizuj
  • # – usuń
  • b – odłóż
  • +/- oznacz jako ważne/mało ważne
  • ;/: – rozwiń/zwiń cały wątek
  • g+t – przejdź do „Wysłanych”
  • g+a – przejdź do folderu „Wszystkie”
  • g+s – przejdź do oznaczonych gwiazdką
  • j – nawiguj po skrzynce – starszy wątek
  • k – nawiguj – nowszy wątek
  • u – powrót do listy wątków
  • o/Enter – otwórz wątek
  • / – przeszukaj pocztę
  • c – utwórz nową wiadomość
  • d – utwórz wiadomość w nowej karcie
Dzięki stosowaniu Inbox „0” odzyskasz spokój umysłu i równowagę.
Zdjęcie Sean Stratton z Unsplash

Podsumowanie

Jak sortować wiadomości e-mail? – Jak najrzadziej, priorytetzując przede wszystkim załatwianie spraw do końca i nie robienie sobie zaległości.

WAŻNE – Pamiętaj o tym!

Celem metody Inbox „0” nie jest oczyszczenie skrzynki odbiorczej, tylko efektywne załatwienie wszystkich spraw, oszczędzenie „energii decyzyjnej” przez usuwanie „przetworzonych” e-maili z zasięgu wzroku, aby nie przypominały Ci o czymś, co nadal „wisi” w systemie.

Dzięki metodzie Inbox „0” zyskasz więcej przestrzeni dla pracy kreatywnej, albo pracy w skupieniu i oczyścisz głowę z niepotrzebnych tematów.

Życzę Ci powodzenia we wdrażaniu Inbox „0”!

Irek Krajewski

Znajdziesz mnie tutaj:

O autorze

Tworzę projekty cyfrowe dla klientów B2C i startupów na początku swojej drogi. Opracowuję rozwiązania w oparciu o platformę Wordpress. Poza tym w wolnym czasie trenuję brazylijskie jiu-jitsu i biegam, interesuję się psychologią (w szczególności poznawczo-behawioralną). Jestem fanem automatyzacji i upraszaczania sobie życia dzięki nowym technologiom.

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >