Jak sortować wiadomości e-mail? – Porządkowanie metodą Inbox „0” 

Z tego wpisu dowiesz się, jak sortować wiadomości e-mail, aby nie wracać do nich niepotrzebnie i nie mnożyć zadań.

W skrócie: metoda Inbox „0” sprowadza się do tego, aby jak najczęściej dążyć do czyszczenia skrzynki mailowej przez przetwarzanie wiadomości tylko o określonych porach i „dotykanie” każdego maila tylko raz, albo przynajmniej – jak najrzadziej.

Zasady produktywnej obsługi skrzynki mailowej

Poniżej znajdziesz kilka zasad, które pozwolą Ci odzyskać czas i być bardziej produktywnym podczas przetwarzania swojego Inboxa.

Po pierwsze – Nie sprawdzaj Inboxa na bieżąco

Nie sprawdzaj wiadomości e-mail od razu po przyjściu. Skrzynka mailowej, to nie czat i służy pracy asynchronicznej, a nie reaktywnej.

W związku z czym:

• Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach w programie pocztowym, lub w przeglądarce (jeśli korzystasz np. z GMaila).
• Wybierz maksymalnie trzy pory w ciągu dnia, o których sprawdzasz wiadomości, na przykład:
  – rano ok. 10:00 – wcześniejsze godziny zarezerwuj na pracę w skupieniu – optymalnie będzie, jeśli w ogóle zrezygnujesz ze sprawdzania wiadomości rano, a zarezerwujesz jak najwięcej czasu na pracę w skupieniu, póki masz siły do pracy;
  – w środku dnia ok. 13:00 – po lunchu, gdy już uzbiera się trochę wiadomości, albo pojawią się tzw. „follow-upy”, czyli odpowiedzi w wątkach;
  – przed zakończeniem pracy np. ok. 16:30 – jako czas na podsumowanie pracy tego dnia;
  …i jeszcze jedno – wiadomości służbowych nie sprawdzaj w weekend!

Po drugie – dąż do „usuwania” z zasięgu wzroku przetworzonych wiadomości

Przez „usuwanie” wiadomości mam na myśli czyszczenie skrzynki odbiorczej na biężąco poprzez:

• kasowanie zbędnych wiadomości – szybka decyzja – jeśli to nie jest coś, co Ciebie dotyczy w danej chwili, ani nie przybliża Cię do Twoich celów – usuwaj, nie gromadź!
• korzystanie z opcji „archiwizuj„, którą znajdziesz w większości nowoczesnych programów pocztowych.

„…ale dlaczego mam usuwać wiadomości?”

Gdy w skrzynce odbiorczej znajdują się wiadomości -nawet jeśli widzisz wyłącznie ich tytuły – otwierają w Twojej podświadomości „pętle” – to krążące myśli w danym temacie.

Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale te podświadome, otwarte pętle zabierają Ci energię do decydowania o sprawach ważniejszych, lub innych, które są w danej chwili priorytetem.

Myśl o tym, jak o energii decyzyjnej, której masz tylko określoną ilość na dany dzień.

Szanuj tę energię i nie podejmuj zbędnego wysiłku. Decyduj i działaj raz (sprawdź przy okazji: kluczowe nawyki wspierające produktywność).

Kiedy i jak stosować Inbox Zero?

Odpowiedź brzmi – najlepiej na bieżąco, jeśli to niemożliwe, przynajmniej dwa razy w tygodniu – w związku czym:

• Wybierz dwa dni w tygodniu, w których oczyścisz skrzynkę mailową do zera – tzn. zarchwizujesz, odpowiesz i przekażesz dalej, albo usuniesz wszystkie wiadomości ze swojego Inboxa
  – optymalnymi dniami na takie działania są: środa i piątek.
• Gdy pojawiają się nowe wiadomości w skrzynce odbiorczej i nadchodzi pora dnia, w której przetwarzasz e-maile – zastosuj proces podany niżej.

Proces Inbox „0” – czyli jak sortować wiadomości e-mail na bieżąco

BONUS: Jak wydajniej pracować z GMailem?

GMail jest znakomitym narzędziem wspierającym tzw. Cyfrowy Umysł, ale trzeba wiedzieć jak z niego korzystać.

Znacząco przyspieszysz sobie pracę z GMailem, jeśli włączysz skróty klawiaszowe w prawym górnym rogu – w Ustawieniach (ikona trybika), a następnie przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”.

W zakładce „Ogólne” przewić bliżej dołu strony i znajdź i aktywuj opcję „Skróty klawiszowe włączone”.

Przydatne skróty klawiszowe, które ułatwią Ci pracę w GMailu:

• p – poprzednia wiadomość w wątku
• n – następna wiadomość w otwartym wątku
• x – zaznacz / odznacz wątek
• r – odpowiedz
• f – przekaż dalej
• e – archiwizuj
• # – usuń
• b – odłóż
• +/- oznacz jako ważne/mało ważne
• ;/: – rozwiń/zwiń cały wątek
• g+t – przejdź do „Wysłanych”
• g+a – przejdź do folderu „Wszystkie”
• g+s – przejdź do oznaczonych gwiazdką
• j – nawiguj po skrzynce – starszy wątek
• k – nawiguj – nowszy wątek
• u – powrót do listy wątków
• o/Enter – otwórz wątek
• / – przeszukaj pocztę
• c – utwórz nową wiadomość
• d – utwórz wiadomość w nowej karcie

Podsumowanie

Jak sortować wiadomości e-mail? – Jak najrzadziej, priorytetzując przede wszystkim załatwianie spraw do końca i nie robienie sobie zaległości.

WAŻNE – Pamiętaj o tym!

Celem metody Inbox „0” nie jest oczyszczenie skrzynki odbiorczej, tylko efektywne załatwienie wszystkich spraw, oszczędzenie „energii decyzyjnej” przez usuwanie „przetworzonych” e-maili z zasięgu wzroku, aby nie przypominały Ci o czymś, co nadal „wisi” w systemie.

Dzięki metodzie Inbox „0” zyskasz więcej przestrzeni dla pracy kreatywnej, albo pracy w skupieniu i oczyścisz głowę z niepotrzebnych tematów.

Życzę Ci powodzenia we wdrażaniu Inbox „0”!